Aby zarejestrować pracę w bazie DONA należy zgłosić się do biblioteki (Działu Obsługi Czytelników / Sekcji Bibliotek Interdyscyplinarnych) w jednostce zatrudnienia autora. Zgłaszający powinien dostarczyć oryginał lub odbitkę pracy; określić: tytuł w języku polskim dla prac obcojęzycznych, słowa kluczowe, kody klasyfikacji tematycznej, dane dotyczące finansowania pracy. Autor może zostać poproszony o wypełnienie Formularza zgłoszenia pracy do bazy DONA (word do pobrania).

Pracownicy Biblioteki dokumentują prace w bazie DONA. Sporządzają opis bibliograficzny oraz nadają punktację. Następnie dostarczają materiały do Sekcji Dorobku Naukowego, w której następuje weryfikacja informacji podanych w bazie, a następnie zatwierdzenie rekordu.